Description :

Sous l'autorité du directeur adjoint des ressources humaines, des communications et affaires juridiques, la personne titulaire du poste gère et assure le soutien administratif, veille au bon fonctionnement et à l'efficacité de la direction.

En tant que principale collaboratrice, elle apporte un appui direct dans la gestion concrète des éléments stratégiques de sa direction et assure un suivi rigoureux des différents mandats et dossiers qui lui sont confiés. Elle conseille, aide et informe les membres du personnel, les gestionnaires et la clientèle sur les activités de sa direction. Elle contrôle la qualité des documents émanant de la direction.

DÉTAIL DES FONCTIONS

•Assiste le directeur adjoint dans la réalisation des mandats qui lui sont confiés ;
•Effectue des travaux administratifs reliés à la gestion financière, à la gestion des ressources humaines, à la gestion des ressources matérielles et à l’organisation du travail ;
•Prépare les documents pour les différents comités relevant du conseil d’administration ;
•Assure les suivis en respectant les échéanciers ;
•Assiste à des rencontres ou des comités à titre de représentant de la direction ;
•Planifie les rencontres des différents comités de la direction et voit à la logistique de ceux-ci ;
•Assume la prise de note lors du comité de gestion de la direction et rédige les comptes rendus;
•Procède à la production et la mise en page des documents administratifs de la direction;
•Révise et corrige les documents administratifs pertinents aux activités de sa direction;
•Prépare mensuellement le relevé de dépense des cadres supérieurs de la direction ;
•Planifie et coordonne l’agenda des cadres supérieurs de la direction en fonction des priorités et des urgences ;
•Reçoit et filtre les appels téléphoniques des cadres supérieurs et assure le suivi de ceux-ci ;
•Assure le suivi des ententes contractuelles assignées au directeur ;
•Pilote le système de réservation de salle ;
•Assure le traitement de la correspondance des cadres supérieurs de la direction ;
•Rédige toute correspondance et document nécessaires ;
•Assure la gestion et le classement des documents de la direction ;
•Examine les documents préparés et en contrôle la qualité avant de les soumettre au directeur pour signature et approbation.


Le titre d’emploi octroyé ainsi que l’échelle salariale applicable seront déterminés en fonction du dernier niveau de scolarité complété.
C’est-à-dire :
•Adjointe à la direction (DEP en secrétariat ou l’équivalent) : 19,26 $ à 25,82 $
•Technicienne en administration – profil attaché de direction (Certificat universitaire ou DEC dans un secteur d'activité connexe) : 19,42 $ à 29,07 $

Exigences :

Certificat universitaire ou DEC dans un secteur d'activité connexe à l'administration. Les diplômes ainsi que les années d'expérience devront être pertinents à la fonction.

•Doit posséder au minimum 3 années d’expérience auprès d'un cadre (d’un niveau coordonnateur, adjoint au directeur, directeur adjoint ou directeur) du réseau de la santé ou d’une grande organisation.
•Excellente maîtrise de la langue française tant à l'écrit qu'à l'oral.
•Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (Word avancé, Excel intermédiaire, Power point débutant).
•Aptitudes à la gestion des priorités
•40 mots/minutes

Vous êtes reconnue pour votre :
Initiative, sens des priorités, discrétion et confidentialité, professionnalisme, sens des responsabilités, autonomie, jugement, esprit de synthèse et d’analyse, approche client et flexibilité quant à votre horaire de travail.

Remarques :

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais nous communiquerons qu’avec celles retenues pour un processus de sélection.

Le CISSS de Laval applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques, les femmes et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Les personnes handicapées peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement au processus de sélection pour l'emploi sollicité afin de faciliter l'étude de leur candidature.

Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant d'aller mettre à jour votre dossier et déposer votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.