Description :

Personne qui est responsable du fonctionnement administratif du BCPQS (Bureau du commissaire aux plaintes et à la qualité des services) et qui voit aux relations internes et externes de celui-ci. À ce titre, elle effectue des travaux reliés à la gestion du personnel, à la gestion financière, à l’organisation du travail et à la planification de l’exécution de travaux complexes à caractère administratif.

SOMMAIRE DU POSTE

Sous l'autorité de la commissaire, l'attachée assiste cette dernière dans le bon fonctionnement et l'efficacité du Bureau.

En tant que collaboratrice, elle apporte un appui direct à la commissaire dans la gestion concrète des éléments stratégiques de sa gouvernance et assure un suivi rigoureux des différents mandats et dossiers qui lui sont confiés.
Elle assiste la commissaire et la commissaire-adjointe dans l'exercice de leurs fonctions en coordonnant les procédures administratives, les activités de recherche, d'analyse, de communication et d'accueil reliées à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles et à l'organisation du travail.
Elle conseille, aide et informe les membres du personnel et la clientèle dans son champ d’activité.
Elle contrôle la qualité des documents émanant de sa gouvernance.

DÉTAIL DES FONCTIONS

1. Assiste les commissaires dans l’organisation et l’administration du Bureau et contribue à la gestion opérationnelle;
- Gère les approvisionnements et les besoins en ressources informatiques, contractuelles et matérielles
- Assure la liaison avec le service de la paie dont l’approbation des relevés de présence
- Produit et assure le suivi des comptes de dépenses
- Assure le suivi du budget
- Gère l’ensemble de la gestion documentaire

2. Assiste la commissaire dans la préparation des différentes réunions qu’elle anime ou les comités auxquels elle participe:

- Prend les dispositions nécessaires pour la tenue de ces réunions
- Collabore à la préparation d’ordres du jour, propositions, rapports, tableaux, présentations
- En collaboration avec la commissaire, conçoit les outils & indicateurs de gestion pertinents
- Rédige les procès-verbaux ou les comptes rendus et assure le suivi nécessaire

3. Interprète les requêtes acheminées à la commissaire:

- Répond adéquatement et de façon autonome aux demandes
- Règle les situations problématiques
- Détermine les actions à poser, informe son supérieur ou dirige les demandes aux personnes concernées pour le suivi

4. Planifie et coordonne l’agenda du commissaire:

- Tient à jour l’agenda, coordonne l’horaire de ses rendez-vous et assure les liaisons avec les membres de la communauté du CISSSL et ses partenaires
- Confirme les rendez-vous et les réunions
- Réorganise l’agenda lors des changements en fonction des priorités
- Lui rappelle ses engagements

5. Traite la correspondance de son supérieur :

- Prend connaissance de la correspondance électronique et postale
- Rédige toute correspondance et document nécessaires
- Examine les documents préparés et en contrôle la qualité avant de les soumettre pour signature et approbation
-Communique l’information aux personnes concernées

6. Reçoit et filtre les appels téléphoniques:

- Assure une réponse téléphonique des appels destinés à la commissaire
- Assiste au besoin à la prise d’appels destinés au Bureau
- Fait la saisie de données applicable

Le titre d’emploi octroyé ainsi que l’échelle salariale applicable seront déterminés en fonction du dernier niveau de scolarité complété. C’est-à-dire :

Adjointe à la direction (DEP en secrétariat ou l’équivalent) : 19,26 $ à 25,82 $

Technicienne en administration – profil attaché de direction (Certificat universitaire ou DEC dans un secteur d'activité connexe) : 19,42 $ à 29,07 $

Exigences :

Adjointe à la direction :
Doit posséder un DEP en secrétariat ou l’équivalent

Technicienne en administration – profil attaché de direction :
Doit posséder un Certificat universitaire (30 crédits) ou DEC dans un secteur d'activité connexe

En plus de l’une ou l’autre des scolarités ci-haut mentionnées, la personne titulaire du poste :

Doit posséder au minimum 3 années d’expérience pertinente à la fonction auprès d'un cadre (d’un niveau coordonnateur, adjoint au directeur, directeur adjoint ou directeur) du réseau de la santé ou d’une grande organisation.
Excellente maîtrise de la langue française tant à l'écrit qu'à l'oral.
Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office :
- Word Avancé
- Excel Avancé
- Power point Intermédiaire
Vitesse de frappe de 40 mots/minutes
Seront considéré comme des atouts :
- Connaissance de l’anglais
- Connaissance du logiciel Outlook

Vous êtes reconnue et possédez les compétences suivantes :
Habileté de communication, approche clientèle, capacité d’adaptation aux changements, sens de l’initiative, sens des priorités et de l’organisation, discrétion et confidentialité, professionnalisme, sens des responsabilités, autonomie, jugement, tact et diplomatie, esprit de synthèse et d’analyse,

Remarques :

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais nous communiquerons qu’avec celles retenues pour un processus de sélection.

Le CISSS de Laval applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques, les femmes et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Les personnes handicapées peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement au processus de sélection pour l'emploi sollicité afin de faciliter l'étude de leur candidature.

Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant d'aller mettre à jour votre dossier et déposer votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.