Description :

Personne qui exerce un mandat de soutien exécutif auprès du coordonnateur à la DRHCAJ. La personne est appelée à accomplir de façon autonome, un ensemble de travaux administratifs de nature complexe se rapportant notamment à la coordination de l’agenda et des rendez-vous, à la gestion des courriels, à l’organisation des réunions, à la préparation d’ordres du jour, à la prise de note et à la rédaction de comptes rendus. Elle est responsable de la tenue et du suivi rigoureux et proactif des différents dossiers de la coordination. Elle aura à composer avec diverses situations délicates et urgentes en plus d’assurer et de maintenir de bonnes relations avec les différents services et directions ainsi que les partenaires externes de l’organisation.

Elle fournit elle-même les réponses à certaines questions qui relèvent de sa compétence et prépare la synthèse des problèmes complexes. Elle voit à l’optimisation du fonctionnement général du soutien administratif de la coordination. Elle assure le cheminement de certains dossiers relevant de ses compétences.

DÉTAIL DES FONCTIONS

Fonctions principales :
- Gère l’agenda des activités quotidiennes du coordonnateur, en assure le suivi et prépare les dossiers s’y rapportant.
- Prend connaissance et priorise des courriels du coordonnateur et fait les suivis nécessaires.
- Assure la liaison avec les autres services de la direction et les autres directions pour l’ensemble des dossiers spécifiques à être traités en priorité.
- Assure l’organisation des différentes réunions en convoquant les participants et en préparant les documents requis.
- Assiste aux rencontres, à la demande de son coordonnateur, prend les notes et rédige les comptes rendus.
- Coordonne et assurer la transmission de divers documents et informations
- Contribue à la gestion et à la réalisation de certaines activités administratives à la demande de son supérieur immédiat
- Assure la relance et le respect des échéanciers prévus dans le traitement des dossiers de ses secteurs d’activités.
- Effectue et prépare les documents pour les suivis budgétaires de l’équipe de coordination pour étude, analyse et suivi.
- Rédige la correspondance selon les besoins du coordonnateur et élabore les documents pertinents au bon fonctionnement de ses secteurs d’activités.
- Révise tout document officiel produit par les secteurs de la coordination.
- Révise à la demande du coordonnateur les documents administratifs des gestionnaires de la coordination.
- Soutient le personnel des tâches administratives au sein de la direction tant au niveau linguistique qu’informatique.
- Apporte un soutien à l’équipe de coordination pour l’approvisionnement matériel et fournitures de bureau.
- Répond aux demandes de renseignements relevant de sa compétence ou dirige les demandes aux personnes concernées.
- Prépare la synthèse des problèmes complexes et assure le suivi des décisions prises par le coordonnateur.
- Informe son supérieur immédiat de l’évolution des différents dossiers sous sa responsabilité ou ceux délégués par celui-ci.
- Gère les dossiers relevant de sa responsabilité.
- Établit et maintient le système de classement des dossiers de la coordination en en applique les règles de conservation, de circulation et de destruction en vigueur.
- Dispose du courrier selon les modalités prévues.
- Disponible pour accueillir des stagiaires en bureautique dans les secteurs de la coordination.
- Effectue toute autre fonction connexe à la demande de son supérieur immédiat.

Fonctions spécifiques :
- Agit à titre de contributeur pour le portail Intranet «Webmestre» pour certains secteurs de la coordination.
- Fait les réservations pour la diffusion des visioconférences pour la DRHCAJ.
- Prépare et assiste aux rencontres de la Table d’adéquation formation emploi RSSS, prend les notes, rédige les comptes rendus et fait les suivis administratifs nécessaire au bon fonctionnement de ce comité.

Exigences :

- Certificat universitaire ou Diplôme d’études collégiales (DEC) dans un secteur d'activité connexe à la fonction jumelé à deux (2) années d’expérience pertinente
OU
- Certificat universitaire ou Diplôme d’études collégiales (DEC) dans un secteur d'activité non connexe à la fonction pourrait être considéré, si jumelé à une expérience pertinente à la fonction de deux (2) années (évaluée et reconnue par le service de la dotation)

- Réussite du test écrit en français (note de passage 70%) et les tests de bureautique Word, Excel et power point (note de passage à 60%)

Profil de compétences recherché :
- Maîtrise de la langue française tant à l'écrit qu'à l'oral
- Maîtrise des logiciels informatiques de la suite Microsoft Office : Word avancé, Excel intermédiaire, PowerPoint et Visio
- Maîtrise du logiciel Outlook ou tout autre messagerie électronique
- Sens de la planification et de l’organisation, Capacité à établir les priorités, Service à la clientèle, Autonomie, Innovation et esprit de synthèse, Souplesse et bon jugement

*Les dossiers de candidatures provenant d’employés internes seront traités de façon prioritaire et en fonction des articles applicables de la convention collective en vigueur.

Remarques :

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais nous communiquerons qu’avec celles retenues pour un processus de sélection.

Le CISSS de Laval applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques, les femmes et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Les personnes handicapées peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement au processus de sélection pour l'emploi sollicité afin de faciliter l'étude de leur candidature.

Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant d'aller mettre à jour votre dossier et déposer votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.